elektronische Kommunikation

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Markt 1, 07806 Neustadt an der Orla

Bekanntmachung der Stadt Neustadt an der Orla über die Eröffnung elektronischer Zugänge

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Stadt Neustadt an der Orla bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung an. Nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz, eröffnet die Stadt den eingeschränkten Zugang zu folgenden Bedingungen, welche nur für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung jedoch nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, Dienstleister und Behörde) gelten.
Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
a. Formlose Kommunikation
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Neustadt an der Orla ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Formlose Schreiben bedürfen nicht der eigenständigen Unterschrift. Für diese Art der Kommunikation stehen Mailadressen einzelner Abteilungen oder Sachbearbeiter zur Verfügung.

b. Formgebundene Schreiben
Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist die eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 Signaturgesetz versehen sein.

Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente den vollständigen Namen und eine zustellfähige Absenderadresse enthalten.

Soll per E-Mail rechtsverbindlich mit der Stadtverwaltung Neustadt an der Orla kommuniziert werden, so sind die signierten und verschlüsselten E-Mails ausschließlich über das Behördenpostfach beBPo oder an die einheitlichen Ansprechpartner im Land Thüringen zu richten. Der Zugang ist seit dem 29.12.2018 über das Antragssystem für Verwaltungsleistungen ThAVEL eingerichtet.

c. Zugangs- bzw. Filterbedingungen für E-Mails
Die Stadt Neustadt an der Orla nimmt standardmäßig keine verschlüsselten E-Mails entgegen.

E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung werden bis zu einer Größe von 10 MB bearbeitet, wobei folgende Dateiformate Berücksichtigung finden:
- Adobe Acrobat (*.pdf)
- Textdateien (*.rtf, *txt)
- Bilder in den Formaten (*.bmp, *.jpg, *.gif, *.tif)

E-Mails mit folgenden Dateianhängen werden ungelesen abgewiesen:
- ausführbare Dateien und Anhänge mit automatisierten Abläufen oder Programmierungen (z. B. Makros)
- Dateien mit einer Größe von mehr als 10 MB

Ist zur Übermittlung von Informationen ein abweichendes Dateiformat oder kennwortverschlüsselte E-Mail bzw. Dateianhang erforderlich, sollte vor dem Versenden der E-Mail der jeweilige Sachbearbeiter telefonisch kontaktiert werden, um entsprechende Einzelheiten abzustimmen.
Web-Formulare
Die Stadt Neustadt an der Orla bietet Formulare im Downloadbereich des Bürgerservices bzw. über das Thüringer Antragsportal ThAVEL an. Diese sind bevorzugt zu verwenden. Zur Nutzung wird ein geeigneter Browser sowie mindestens ein Anzeigeprogramm für das entsprechende Datei-Format benötigt.
Umgang mit Spam-Mails
Die Stadt Neustadt an der Orla sortiert unerwünschte E-Mails über eine Software (Spam- und Viren-Filter) aus. Diese Filterfunktion blockt und löscht automatisch E-Mails bei Verdacht auf Viren, Trojaner oder ähnlicher Schadsoftware.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (Spam-Mails) werden ebenfalls gefiltert. Dabei können gegebenenfalls auch E-Mails abgewiesen werden, die durch bestimmte Merkmale fälschlicherweise als Spam identifiziert werden. Eine Rückmeldung an den Absender erfolgt dazu nicht. In einzelnen Fällen kann eine Kontaktaufnahme über andere Kommunikationswege (z. B. Telefon) beim Empfänger über Erfolg oder Misserfolg der Übermittlung erforderlich sein.
Antwort per E-Mail
Die Stadt Neustadt an der Orla geht davon aus, dass eine vom Bürger eröffnete Kommunikation mit der Verwaltung auch grundsätzlich weiterhin auf diesem Weg geführt wird, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Siehe ThürVwZVG § 5a, ERVV, ThürEGovG §9 sowie ThürVwVfG § 3a in den jeweils gültigen Fassungen.